PMBoK en of Prince2 ?

Rond besluitvorming inzake de te hanteren projectmanagement methode krijg ik, omdat ik met beide ervaring heb, regelmatig de keuze tussen PMBoK en Prince2 voorgelegd.

logo pmi small logo prince2

Mijn antwoord is dat dit eigenlijk geen keuze is. Vanuit de methoden bezien is een combinatie van beiden het beste, het zijn appels en peren.

Als het gaat om de karakteristieken is er natuurlijk wel het nodige over te schrijven.

In de praktijk zijn goede afspraken vooraf m.b.t. de wijze waarop projectmanagement wordt vormgegeven het belangrijkste. Te vaak zie ik Prince2 projecten mislukken omdat de methode centraal staat en niet het belang van de organisatie en deskundigheid van projectleider en team.

Om de vraag toch te beantwoorden zijn ruwweg beide methoden als volgt te karakteriseren:

Geografisch
Het Britse Prince2 heeft in zowel Engeland als Nederland (net zoals IPMA) veel aanhangers, met name in het ICT domein. PMBoK (dat zijn oorsprong in de Verenigde Staten heeft) wordt vanuit de VS gepropagandeerd.

Mijn ervaring is dat in internationale projecten sneller voor PMBoK als raamwerk wordt gekozen terwijl (kleinere) Nederlandse projecten "uit gewoonte" Prince2 eisen.

PMBoK en Prince2 Doelstellingen
De Project Management Body of Knowledge en de PMBoK-guide is eigenlijk een kennisverzameling van algemeen aanvaarde (en gedefinieerde) "best practices".

Het is meer een overzicht dan een uitgebreide beschrijving van methoden van aanpak die door een meerderheid van bedrijven worden toegepast, over hun waarde en bruikbaarheid bestaat een algemene consensus.
"Best practice" wil niet zeggen dat de beschreven kennis altijd uniform op ieder project toegepast moet worden. Het is de verantwoordelijkheid van het projectmanagementteam om vast te leggen welke aanpak aangewezen is voor elk specifiek project.

Waar PMBoK de nadruk meer legt op "een ruim gevulde gereedschapskist" en op de toepassing door persoonlijkheid en team legt Prince2 meer de nadruk op het procesmatige en organisatie, processen en hun implementatiewijze zijn in Prince2 grondiger uitgewerkt. 

Zo wordt veel aandacht besteed aan de interactie tussen de sturing van het project door de stuurgroep (project board) en het beheer van het project door de projectmanager, zie ook punt 4 rollen en verantwoordelijkheden.

Kennisgebieden en componenten
Hoewel de PMBoK ook een aantal procesgroepen erkent (initiatie, planning, uitvoering, opvolging/controle en afsluiting), wordt projectmanagement voornamelijk benaderd vanuit negen verschillende kennisgebieden: het beheren van scope, tijd, kosten, kwaliteit, risico, communicatie, personeel, aankoop en integratie.

De componenten besproken in Prince2 zijn over het algemeen te vergelijken met de negen knowledge areas uit de PMBoK , zij het dan dat Prince2 zich op een aantal andere aandachtsgebieden concentreert dan de PMBoK.

Businesscase
Prince2 gaat er van uit dat er al een businesscase of contract bestaat. Dit is een dynamisch document waar tijdens het gehele project naar verwezen wordt. Telkens als een fase van het project is afgelopen, wordt de businesscase aan de hand van de gewijzigde planning en externe invloeden bijgewerkt, en geëvalueerd of het nog zinvol is om het project door te zetten.

In de PMBoK wordt de businesscase niet behandeld als kennisgebied.

In de praktijk zie ik vaak Prince2 projecten waar geen of onvoldoende businesscase aan ten grondslag ligt. Het evalueren en waar nodig actualiseren van de Businesscase krijgt meestal al helemaal aandacht of wordt als zeer moeilijk (hinderlijk) ervaren, terwijl dit in principe we een sterk punt is van Prince2.

Rollen en verantwoordelijkheden
Prince2 omschrijft die expliciet in het proces 'directing a project', met duidelijke richtlijnen de manier waarop de stuurgroep (project board) het project moet sturen. De stuurgroep vertegenwoordigt diverse partijen die elk hun specifieke rol hebben.

De PMBoK vermeldt dat de projectmanager rapporteert aan een sponsor of stuurgroep, waarvan de verantwoordelijkheden echter niet verder beschreven zijn.

Project based planning
Prince2 benadert de planning productgeoriënteerd. Dus nog voor er met de planning van de activiteiten gestart wordt.

De PMBoK kent alleen de work breakdown structure, die je kan definiëren als "een resultaatgeoriënteerde decompositie van het werk".
Voor de logica die gebruikt wordt voor de decompositie van het werk, kan de projectmanager kiezen voor een product-, fase- of resourcegeoriënteerde groepering van het werk.

Management by exception
Prince2 hanteert het management by exception-concept. Om te vermijden dat het management zich bezondigt aan micromanagement, wordt gesteld dat de stuurgroep van bij het begin van het project toleranties moet bepalen: aanvaardbare afwijkingen van het plan die niet onmiddellijk door de projectmanager aan de stuurgroep meegedeeld moeten worden.

Ik zie in de praktijk echter vaak dat de stuurgroep, opdrachtgevers het moeilijk vinden projectinformatie "los te laten". Zij hebben moeite te sturen op afwijkingen maar willen (vaak juist ook uit betrokkenheid) inhoudelijk, op details mee sturen.

Certificering
Projectmanagers kunnen voor beide methodes een certificeringstraject volgen:
Prince2 kent een officiële certificering op twee niveaus: foundation en practitioner. Het foundationniveau is bedoeld voor projectmedewerkers die niet noodzakelijk instaan voor de projectleiding. Het practitioner niveau is specifiek voor projectleiders.

Het PMI heeft vergelijkbare certificeringstrajecten: het CAPM- (Certified Assistant Project Manager) en PMP- (Project Management Professional) certificaat.

Keuze
Uitgangspunt bij het maken van een keuze is niet te kiezen tussen de PMBoK- of Prince2-modellen, maar te kiezen uit de aangereikte good practices om een bedrijfsstandaard te ontwerpen, aangepast aan de bedrijfsstructuur, -cultuur en de (internationale) projectomgeving en daadwerkelijk nageleefd.

Prince2 geeft "strakkere" handvaten op met name het gebied van wie, wat en wanneer, maar laat op het gebied van de "hoe" vraag veel open.
PMBoK biedt juist een ruime toepasbare gereedschapskist met veel voorbeelden "hoe het te kunnen doen" en ruimte voor vakinhoudelijke invulling door de projectmanager en het team.

Alternatieven
PMBoK en Prince2 zijn beide plangedreven modellen die er van uit gaan dat zowel projectmanager als stuurgroep vanaf het begin van het project duidelijke commitment hebben met betrekking tot scope, kwaliteit, tijd en kosten van het project.

In de praktijk wordt bijvoorbeeld de startfase van softwareontwikkeling en innovatieprojecten vaak gekenmerkt door een hoge graad van onzekerheid. Businesscases, klantenvereisten en technologische mogelijkheden zijn nog onduidelijk bij aanvang van het project.
Flexibele modellen zoals Scrum en Agile, die het projectteam toelaten een meer verkennende, ontwikkelende aanpak te gebruiken, zullen in dit geval betere resultaten opleveren dan plangedreven methodes.

 

twitter 32A linkedin aa facebook 32 ab twitter 32A email print plus

Programma- & projectmanagement